Quant de temps dedica la teva entitat a tasques repetitives cada setmana?
Vuit preguntes, tres minuts. Al final veus quantes hores a la setmana —i quants dies al mes— es van en coses que es podrien fer soles.
No és que gestionis malament. És que cada setmana repeteixes el mateix: el mateix dubte per WhatsApp, la mateixa alta apuntada a mà, el mateix avís copiat i enganxat tres vegades. Ningú ho compta com a feina perquè no apareix enlloc, però es duu hores reals.
Respon aquestes vuit preguntes amb sinceritat. Mou cada control a les hores que de veritat hi dediques a la setmana, no a les que t’agradaria.
Les vuit tasques que més es repeteixen
Ajusta cada control a les hores setmanals reals, no a les que t’agradaria dedicar.
-
Mantenir al dia qui és soci, qui s’ha donat de baixa i què ha canviatDadesCorregir un telèfon, moure algú de grup o donar de baixa qui ja no ve, i que se n’assabenti tothom qui ho necessita.
-
Perseguir cobraments i pagamentsDinersRevisar qui ha pagat, trucar per un rebut retornat i tornar-lo a passar sense perdre el fil de qui deu què.
-
Obrir inscripcions a activitats o esdeveniments puntualsDadesUn torneig, una excursió, un taller puntual: muntar el full d’apuntats, tancar places i avisar qui es queda fora.
-
Cobrar material o roba d’equipacióDinersApuntar talles i comandes en un quadern, cobrar en mà o per Bizum i quadrar-ho després amb el que ha arribat.
-
Gestionar reserves de pistes, sales o instal·lacionsDadesVeure qui ha reservat què i quan, sense que dos grups es plantin a la mateixa pista a la mateixa hora.
-
Escriure i enviar avisos i recordatorisComunicacióEl mateix missatge repetit diverses vegades perquè cada grup o canal ho demana per separat.
-
Respondre dubtes que la gent repeteix perquè no té on consultar-lesComunicacióHoraris, preus, si queden places: les mateixes cinc preguntes, cada setmana, per WhatsApp o correu.
-
Apuntar i quadrar les hores de monitors o personalDadesRecollir a mà qui ha fitxat, quan i quant, i passar-ho després a la nòmina o a l’informe del mes.
Això és el que et costa
Al cap de l’any, són gairebé 0 jornades completes de feina dedicades a tasques que es repeteixen sempre igual.
Si el número t’ha sorprès, no és un problema d’organització ni de ganes: és que aquesta càrrega no es veu fins que se suma. Aquesta és justament la part que sí que es pot reduir.
Amb Playoff, això canvia
Socis, cobraments, activitats, botiga, reserves, missatges, portal i control horari en un sol lloc: automatitzar aquestes vuit àrees redueix fins a un 80% el temps que avui es va en repetir el mateix a mà.
Estimació orientativa: l’estalvi real depèn de quantes d’aquestes àrees gestionis avui a mà.
