Carta de reclamació de quota impagada: model gratis en tres fases
Ningú no vol escriure a una família del club per demanar-li diners. Per això es deixa córrer, i al març hi ha sis mesos sense cobrar. Aquestes són les tres cartes que funcionen, en l’ordre en què funcionen.
L’octubre és el mes de les primeres devolucions de la temporada. El rebut de setembre torna perquè el compte estava tancat, perquè el banc ha canviat o, simplement, perquè algú ha decidit no pagar-lo. I la temptació és sempre la mateixa: esperar a veure si s’arregla sol.
No s’arregla sol. El que sí que funciona és tenir un procediment escrit, igual per a tothom i que comenci aviat. Treu el component personal a la reclamació i, en la majoria de casos, es cobra a la primera fase.
Per què reclamar per escrit (i aviat)
Tres raons pràctiques, i cap no té a veure amb desconfiar de ningú.
Les tres fases de la reclamació
Cadascuna amb el seu to. Saltar-se la primera és l’error més comú.
Avís amable (dies 1 a 7)
Un missatge o correu curt: «el rebut d’octubre ha estat retornat, potser hi ha un canvi de compte; ens confirmes com vols pagar-lo?». Sense càrrecs ni amenaces. Resol la majoria de casos.
Recordatori formal (dia 15)
Carta o correu amb l’import exacte, els rebuts pendents, les formes de pagament i un termini concret (10 dies). Esmenta el que diuen els estatuts o el reglament sobre els impagaments.
Requeriment final (dia 30)
Comunicació fefaent (burofax o correu certificat) amb el deute total, l’últim termini i les conseqüències: suspensió de l’activitat o baixa segons el reglament, i reclamació del deute.
Model de carta de reclamació formal (fase 2)
La que més es fa servir. Les tres fases completes són al Word.
[NOM DE L’ENTITAT]
NIF [NIF] · [Domicili]
[Nom i cognoms del soci o del titular del rebut]
[Adreça]
A [localitat], [data]
Assumpte: recordatori de quotes pendents
Benvolgut/da [nom]:
Segons els nostres registres, a data d’avui estan pendents de pagament les quotes següents corresponents a [nom del soci/esportista]:
· [Concepte i mes]: [import] €
· [Concepte i mes]: [import] €
Total pendent: [import] €
Et demanem que regularitzis l’import en un termini de 10 dies naturals des de la recepció d’aquesta carta, mitjançant [transferència al compte ES00… / pagament a la plataforma / a la seu]. Si ja has fet el pagament, si us plau, no tinguis en compte aquest avís i envia’ns el justificant.
Et recordem que, segons l’article [núm.] [dels estatuts / del reglament intern], l’impagament de [núm.] quotes pot donar lloc a [la suspensió de l’activitat / la baixa com a soci].
Si estàs passant per una situació que t’impedeix pagar, explica-ho: podem estudiar un ajornament.
Salutacions,
Tresoreria de [entitat]
Les tres cartes de reclamació en Word
Avís amable, recordatori formal i requeriment final, més una proposta d’acord d’ajornament per a les famílies que ho necessitin.
Com enviar-la perquè compti
No tots els canals serveixen per a totes les fases.
| Fase | Canal recomanat | Per què |
|---|---|---|
| Avís amable | Correu, missatge o avís a l’app | Ràpid i sense tensió |
| Recordatori formal | Correu electrònic o carta | Queda per escrit amb data |
| Requeriment final | Burofax o correu certificat | Acredita el contingut i la recepció: és la prova si cal reclamar |
Si després de tot no paga
Dos camins, i convé valorar quin compensa.
A la pràctica, moltes entitats es queden al primer camí: el deute és petit i el cost emocional d’un jutjat, gran. El que importa és que la decisió sigui de la junta i no del cansament, i que s’apliqui igual a tothom.
Com evitar arribar a la tercera carta
El que fan les entitats amb menys impagaments.
Domiciliació des de la inscripció
Amb el mandat SEPA signat i el titular correcte del compte, que no sempre és qui inscriu.
Avís automàtic tan bon punt torna un rebut
El mateix dia, no a final de trimestre.
Diverses formes de pagament
Targeta, Bizum o transferència per a qui no pot domiciliar. Ho repassem a formes de cobrar quotes als socis.
Política d’impagaments per escrit
Al reglament i acceptada en inscriure’s. Tens idees a quotes i impagaments en clubs esportius.
Preguntes freqüents sobre la reclamació de quotes
Les que es fa qualsevol tresorer.
Com es reclama una quota impagada a un soci?
Per fases: primer un avís amable, després un recordatori formal per escrit amb l’import i un termini, i finalment un requeriment fefaent, per burofax o correu certificat, amb les conseqüències previstes als estatuts.
Es pot donar de baixa un soci per no pagar la quota?
Sí, si els estatuts o el reglament intern ho preveuen i se segueix el procediment que estableixin, normalment amb avís previ i acord de la junta directiva.
Quant de temps hi ha per reclamar quotes impagades?
Les quotes periòdiques prescriuen als cinc anys segons el Codi civil espanyol; a Catalunya, el Codi civil català fixa per a aquestes pretensions un termini de tres anys. Una reclamació fefaent, com un burofax, interromp el termini.
Cal advocat per reclamar una quota impagada?
No per a deutes de fins a 2.000 €: el procés monitori es pot iniciar sense advocat ni procurador, presentant el formulari amb la documentació que acredita el deute.
Es poden cobrar recàrrecs pels rebuts retornats?
Només si estan previstos als estatuts o al reglament que va acceptar el soci. Si no ho estan, no convé incloure’ls a la reclamació.
Què poso en una carta de reclamació de quotes?
Les dades de l’entitat i del soci, les quotes pendents amb l’import, el total, un termini per pagar, les formes de pagament, el que diuen els estatuts sobre l’impagament i un contacte.
Aquesta setmana, abans que s’acumulin
Treu la llista de rebuts retornats de setembre i envia l’avís amable a cada família. És la carta més fàcil d’escriure i la que més cobra.
