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Estado normativo a 26/08/2026
Registro horario digital: qué exige la reforma y cómo llegar preparado
El borrador prohibiría el papel y el Excel, obligaría a dejar rastro de cada cambio y multiplicaría las sanciones por trabajador. Todavía no está en vigor, pero lo que te pedirá ya se sabe.
Si llevas el registro horario de tu equipo en una hoja de cálculo, hoy cumples la ley. Sin embargo, el borrador de registro horario digital que prepara el Ministerio de Trabajo daría por inválido ese método. Por eso conviene saber qué cambia antes de que cambie, y no la semana en que entre en vigor.
Aquí tienes las dos cosas separadas y sin mezclarlas: lo que ya te obliga la norma vigente desde 2019, y lo que añadiría la reforma si sale adelante tal como está redactada.
Lo que ya es obligatorio desde 2019
Esto no es futurible: lleva en vigor desde el 12 de mayo de 2019 y se inspecciona.
Registrar la jornada de toda la plantilla
Hora de inicio y de fin de cada persona trabajadora, cada día. Incluye a quien trabaja a tiempo parcial y a quien lo hace en remoto. Además, el registro debe reflejar la jornada real, no la que figura en el contrato.
Conservarlo cuatro años
Los registros deben guardarse durante cuatro años y permanecer a disposición de la plantilla, de la representación legal y de la Inspección de Trabajo. Es decir, no basta con tenerlos: hay que poder enseñarlos.
Asumir la sanción si no lo haces Infracción grave
No llevar el registro es infracción grave en materia de relaciones laborales. Por tanto, la multa va de 751 € a 7.500 € por empresa, según el grado que aprecie la Inspección.
Qué añadiría el registro horario digital
Comparación entre la norma vigente y el borrador. Recuerda que la segunda columna todavía puede cambiar.
| Aspecto | Norma vigente (RD-ley 8/2019) | Borrador de registro digital |
|---|---|---|
| Formato admitido | Libre: papel, hoja de cálculo o software | Solo digital, sin papel ni ficheros editables |
| Modificaciones | Sin requisitos específicos de trazabilidad | Rastro inmutable: quién cambia qué, cuándo y por qué |
| Acceso de la Inspección | Presencial, en el centro de trabajo | Telemático y en remoto |
| Acceso de la plantilla | A disposición, sin forma definida | Inmediato para cada persona y su representación |
| Horas ordinarias y extra | Se registran las horas trabajadas | Distinción expresa entre ordinarias y extraordinarias |
| Requisitos técnicos | No consta | Identificación única, sellado temporal, cifrado e historial |
| Sanciones | 751 € a 7.500 € por empresa | 1.000 € a 10.000 € por trabajador afectado |
El cambio que más pesa no es técnico, sino aritmético: la multa deja de calcularse por empresa y pasa a calcularse por cada persona afectada. En una plantilla de quince personas, eso convierte un problema de miles de euros en uno de decenas de miles.
Cómo prepararte sin esperar al BOE
Ninguno de estos pasos se pierde si la reforma se retrasa: todos mejoran también el cumplimiento actual.
1. Sal del Excel
Es el punto que más cuesta y el que más corre. Un fichero editable no deja rastro de quién lo tocó, así que ante una inspección vale poco aunque el contenido sea cierto. Con una herramienta como Playoff Time, cada fichaje queda con fecha, hora, usuario y dispositivo.
2. Comprueba que puedes exportar el historial
Si mañana te lo piden, tienes que poder entregarlo sin depender de nadie. De hecho, esa es la prueba más rápida para saber si tu sistema actual aguanta: intenta sacar los últimos doce meses en un archivo.
3. Da acceso a cada persona a su propio registro
El borrador lo exige y, aunque no llegara, evita discusiones. Cuando cada cual consulta sus horas desde el móvil, las correcciones se hacen en el momento y no tres meses después.
4. Separa horas ordinarias de extraordinarias
Es la información que más mira la Inspección, porque es donde aparecen las horas extra no pagadas. Por eso conviene que el sistema las distinga solo, sin cálculos a mano.
5. Integra ausencias y vacaciones en el mismo sitio
Un día sin fichajes puede ser una ausencia justificada o un incumplimiento, y la diferencia está en otro documento. Si la gestión de ausencias vive junto al registro, el hueco se explica solo.
Playoff Time, nuestro software de control horario
Playoff Time es la herramienta de Playoff dedicada exclusivamente al registro de jornada. Está pensada para empresas que quieren cumplir sin montar un proyecto de meses.
- Fichaje desde el móvil o el navegador. Entradas, salidas y pausas, con geolocalización opcional. Cada registro guarda fecha, hora, usuario y dispositivo: ver cómo funciona el fichaje.
- Historial exportable en cualquier momento. Así que, si llega una inspección, el registro sale completo y con su trazabilidad.
- Ausencias, turnos y documentos en el mismo panel. También horarios y turnos y la documentación laboral centralizada.
- Precio fijo por empresa, no por trabajador. Desde 9,95 €/mes hasta 5 personas, 14,95 € hasta 10 y 24,95 € hasta 20. Consulta los precios de Playoff Time.
Hay prueba gratuita de 7 días sin tarjeta. En cualquier caso, y aunque no elijas esta herramienta, el consejo de fondo no cambia: sal del fichero editable antes de que te obliguen.
Dudas habituales sobre el registro horario digital
¿Es obligatorio ya el registro horario digital en España?
No. A 26 de agosto de 2026 la reforma sigue en tramitación y no se ha publicado en el BOE. Lo que sí es obligatorio, desde mayo de 2019, es registrar la jornada de toda la plantilla en el formato que elijas, incluido el papel.
¿Puedo seguir usando Excel para fichar?
Hoy sí, porque la norma vigente no impone formato. Ahora bien, el borrador excluye expresamente los ficheros editables, ya que no garantizan que nadie haya modificado el registro después. Por tanto, es la práctica con más papeletas de quedarse fuera.
¿Cuál es la multa por no llevar control horario?
Con la norma actual es infracción grave y la sanción va de 751 € a 7.500 € por empresa. El borrador la elevaría a un rango de 1.000 € a 10.000 € calculado por cada trabajador afectado, que es el cambio de verdad relevante.
¿Cuánto cuesta un software de control horario?
Depende de si se cobra por empresa o por persona. Playoff Time cobra por empresa: 9,95 €/mes hasta 5 trabajadores, 14,95 € hasta 10 y 24,95 € hasta 20, con presupuesto a medida por encima de esa cifra. En cambio, buena parte del mercado factura por empleado y mes, así que el coste crece con la plantilla.
¿Tienen que fichar también quienes teletrabajan?
Sí. La obligación no distingue entre presencial y remoto, y tampoco entre jornada completa y parcial. De hecho, es en el trabajo a distancia donde un registro accesible desde el móvil evita más discusiones.
