VeriFactu y facturación para academias: guía práctica para centros formativos en 2027
Si tu academia emite facturas desde un programa, 2027 cambia las reglas. Te explicamos qué exige VeriFactu, cuándo te afecta y qué revisar ahora sin convertirlo en un manual fiscal.
VeriFactu para academias genera muchas dudas porque se mezclan tres cosas distintas: cobrar una mensualidad, emitir una factura y enviar información a la Agencia Tributaria. No son lo mismo.
La nueva normativa no convierte automáticamente cada cuota de un alumno en una factura. Lo que regula es cómo debe funcionar el sistema informático cuando sí expides facturas: qué registro debe generar, cómo garantiza su trazabilidad y qué información debe incorporar.
Qué es VeriFactu y qué cambia en la facturación de una academia
Antes de hablar de fechas o programas, conviene separar tres conceptos que suelen aparecer mezclados.
VeriFactu no es lo mismo que la factura electrónica
VeriFactu forma parte de la normativa que regula los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF). Su objetivo es que los registros de las facturas sean íntegros, trazables e inalterables. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales es otro cambio normativo distinto.
VeriFactu no decide cuándo tienes que emitir una factura
La obligación de facturar sigue dependiendo del Reglamento de Obligaciones de Facturación. Si una operación no debe documentarse con factura, VeriFactu no crea por sí solo una nueva obligación de emitirla.
Lo que sí cambia es el sistema con el que facturas
Cuando una factura se emite mediante un SIF sujeto al reglamento, el sistema debe generar su registro de facturación, mantener la trazabilidad y añadir el código QR tributario correspondiente.
VeriFactu para academias: comprueba tu caso
Responde a cuatro preguntas y obtén una orientación inmediata sobre si el RRSIF te afecta y qué fecha debes tener en el radar.
¿Tu centro está acogido al Suministro Inmediato de Información (SII)?
Los obligados al SII están excluidos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
¿Tu actividad está sujeta a normativa foral de País Vasco o Navarra?
En esos territorios debes revisar la normativa foral específica en lugar de aplicar directamente este reglamento estatal.
¿Emites facturas utilizando un programa o sistema informático?
El RRSIF se aplica a los sistemas informáticos utilizados para expedir facturas. La facturación exclusivamente manual queda fuera mientras siga siendo manual.
¿El titular de la academia está sujeto al Impuesto sobre Sociedades?
Esta respuesta determina la fecha límite general de adaptación del sistema.
El RRSIF no te aplica por estar acogido al SII
Los obligados al Suministro Inmediato de Información están excluidos del Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Debes revisar la normativa foral que te corresponda
Este reglamento estatal no es la referencia principal para los contribuyentes sujetos a normativa foral de País Vasco o Navarra.
Si facturas exclusivamente a mano, este sistema no entra en el RRSIF
La AEAT vincula el reglamento al uso de sistemas informáticos para expedir facturas. Si pasas a utilizar un programa, tendrás que revisar de nuevo tu situación.
Sí: tu sistema de facturación debe estar adaptado
1 de enero de 2027Esta es la fecha límite general para los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades, salvo que concurra alguna exclusión específica.
Sí: tu sistema de facturación debe estar adaptado
1 de julio de 2027Esta es la fecha límite general para el resto de empresarios y profesionales incluidos en el reglamento, como muchos autónomos.
Como regla práctica, el RRSIF afecta a empresarios y profesionales que expiden facturas mediante un sistema informático, salvo exclusiones como el SII, determinados territorios forales y otros supuestos previstos por la normativa. Si tu academia tributa por el Impuesto sobre Sociedades, la fecha general es el 1 de enero de 2027; para el resto de obligados, el 1 de julio de 2027.
Cuándo entra en vigor VeriFactu para academias en 2027
Tras el aplazamiento aprobado a finales de 2025, las fechas actuales son estas.
1 de enero de 2027 Impuesto sobre Sociedades
Las academias y centros formativos sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas informáticos antes de esa fecha.
1 de julio de 2027 Resto de obligados
El resto de empresarios y profesionales incluidos en el ámbito del reglamento, como muchos autónomos, disponen hasta el 1 de julio de 2027.
Qué tendrá que hacer tu sistema de facturación
No necesitas memorizar la parte técnica. Sí necesitas saber qué debes exigirle al programa que utilice tu academia.
Generar un registro por cada factura
Al emitir una factura, el sistema debe crear un registro de facturación con la información exigida por la normativa y sus elementos de control.
Mantener integridad y trazabilidad
Los registros deben permitir comprobar su secuencia y evitar modificaciones que no dejen rastro. La normativa utiliza mecanismos como la huella digital o hash para asegurar esa continuidad.
Incluir un código QR en las facturas
Las facturas completas y simplificadas emitidas con un SIF sujeto a la norma incorporarán un QR tributario. La mención “VERI*FACTU” solo corresponde a los sistemas que remiten efectivamente los registros a la AEAT.
Registrar también las correcciones
La lógica deja de ser “editar y guardar”. Los cambios, anulaciones o rectificaciones deben mantener la trazabilidad para que el historial de facturación sea coherente y comprobable.
VERI*FACTU y NO VERI*FACTU: no son dos leyes distintas
Son dos formas válidas de cumplir los requisitos del mismo Reglamento de Sistemas Informáticos de Facturación.
Modalidad VERI*FACTU Envío a AEAT
El sistema remite los registros de facturación a la Agencia Tributaria inmediatamente después de generarlos. La factura puede verificarse mediante el QR y esta modalidad reduce algunos requisitos técnicos internos, como la firma de cada registro.
Modalidad NO VERI*FACTU
Los registros no se remiten de forma inmediata, pero el sistema debe asumir controles adicionales de seguridad, firma y conservación, además de mantener un registro de eventos.
Cuotas, recibos e IVA: las dudas que de verdad aparecen en un centro formativo
Aquí es donde la normativa se cruza con la operativa real de una academia.
“Cobro una mensualidad por domiciliación. ¿Tengo que hacer una factura VeriFactu?”
No por el simple hecho de cobrarla. Un cargo domiciliado, una transferencia o un pago con tarjeta no convierten automáticamente el cobro en una factura. Primero hay que determinar si esa operación debe documentarse mediante factura según la normativa general.
“Doy clases exentas de IVA. ¿Entonces VeriFactu no me afecta?”
No puede responderse solo mirando el IVA. Muchas actividades educativas pueden estar exentas y, además, determinadas operaciones exentas no tienen obligación general de factura. Pero existen casos en los que sí debe emitirse, por ejemplo cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal.
“Una empresa contrata formación para su plantilla”
Este es un caso especialmente claro: cuando el destinatario actúa como empresario o profesional, el Reglamento de Obligaciones de Facturación establece que debe expedirse factura. Si la emites con un SIF sujeto al RRSIF, ese sistema deberá cumplir los nuevos requisitos.
“También vendo libros, material o servicios adicionales”
No des por hecho que todo recibe el mismo tratamiento fiscal que las clases. La AEAT recuerda que la exención educativa tiene límites y que determinadas entregas de bienes o servicios pueden quedar fuera. Conviene separar cada línea de actividad antes de configurar la facturación.
VeriFactu y factura electrónica obligatoria no son lo mismo
En 2026 están avanzando dos cambios distintos y es fácil mezclarlos.
RRSIF / VeriFactu Sistema de facturación
Qué regula: cómo debe funcionar el sistema informático utilizado para expedir facturas.
Qué significa para una academia: afecta al registro, la trazabilidad, el QR y la conservación o remisión de las facturas emitidas con el sistema.
Factura electrónica obligatoria B2B Empresas y profesionales
Qué regula: cómo deben expedirse, transmitirse y recibirse determinadas facturas entre empresarios y profesionales.
Qué significa para una academia: afecta especialmente cuando el centro factura a empresas, proveedores profesionales u otras organizaciones.
Checklist para preparar la facturación de tu academia
Seis comprobaciones que puedes hacer ahora sin esperar al último trimestre.
1. Confirma qué fecha te corresponde
Comprueba si el titular de la academia tributa por Impuesto sobre Sociedades o pertenece al resto de obligados. Esa diferencia marca enero o julio de 2027.
2. Separa cobros de facturas
Revisa mensualidades, matrículas, cursos intensivos, material, formación a empresas y cualquier otro ingreso. No todos los movimientos tienen por qué tener el mismo tratamiento.
3. Pregunta a tu proveedor por la declaración responsable
La AEAT no publica una lista de “programas homologados”. El fabricante del SIF debe emitir una declaración responsable que identifique el sistema y confirme que cumple los requisitos.
4. Comprueba cómo funcionarán QR y rectificaciones
No te quedes solo con el mensaje “somos compatibles con VeriFactu”. Pide ver una factura real, su QR y el proceso para rectificar o anular una operación sin romper la trazabilidad.
5. Revisa los datos fiscales que ya tienes
Razón social, NIF, domicilio y datos del destinatario deben estar bien estructurados. Si facturas a empresas o familias que solicitan factura, llegar a 2027 con la base ordenada evita correcciones de última hora.
6. Haz pruebas antes de la fecha límite
El mejor momento para detectar que una serie, un concepto o una factura rectificativa no encaja es durante una prueba, no el primer día en el que ya estás obligado a utilizar el sistema adaptado.
¿Existe un software VeriFactu homologado por la Agencia Tributaria?
Es una de las búsquedas más habituales, pero la terminología puede llevar a error.
La AEAT explica que el fabricante o productor del sistema debe certificar el cumplimiento mediante una declaración responsable visible e identificada para cada versión. No funciona como un catálogo público en el que Hacienda “homologa” uno por uno todos los programas disponibles.
Por eso, al elegir una solución de facturación para academias, la pregunta útil no es solo “¿pone VeriFactu en vuestra web?”, sino qué modalidad utiliza, cómo genera los registros y dónde puedo consultar su declaración responsable.
VeriFactu integrado en Playoff para academias
Si ya llevas alumnos, actividades, cobros y comunicaciones en Playoff para academias, la facturación puede seguir viviendo en el mismo entorno.
- Activación dentro de Playoff. VeriFactu se configura desde el apartado de Finanzas, revisando primero los datos fiscales de la entidad.
- Envío automático de las facturas de cobro. Una vez activado, Playoff remite las facturas a la AEAT y añade el QR correspondiente.
- Sin duplicar información. Los datos de alumnos, familias, cobros y actividades ya forman parte de la operativa del centro.
- Acompañamiento. La puesta en marcha y el soporte ayudan a que el cambio no dependa de que tu equipo domine la parte técnica.
Puedes ampliar la información en nuestra guía sobre VeriFactu en Playoff y consultar el paso a paso de activación de VeriFactu.
Prueba Playoff 15 días gratis y comprueba cómo encaja la facturación con el resto de la operativa de tu academia.
Dudas sobre VeriFactu y facturación en academias
¿VeriFactu será obligatorio para todas las academias?
No para todas sin excepción. En términos generales, afecta a empresarios y profesionales que expiden facturas mediante sistemas informáticos y que están dentro del ámbito del RRSIF. Quedan fuera, entre otros casos, los obligados al SII y quienes estén sujetos a normativa foral de País Vasco o Navarra.
¿Cuándo entra en vigor VeriFactu para una academia?
Los contribuyentes sujetos al Impuesto sobre Sociedades deberán tener el sistema adaptado antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados incluidos en el reglamento, la fecha es el 1 de julio de 2027.
¿Tengo que emitir una factura por cada mensualidad de mis alumnos?
No necesariamente. VeriFactu no modifica por sí solo cuándo existe obligación de facturar. Un recibo bancario o un cobro mensual no son automáticamente una factura: hay que aplicar las reglas generales de facturación a cada operación.
¿Si las clases de mi academia están exentas de IVA también tengo que usar VeriFactu?
Depende de si esas operaciones deben documentarse con factura y de cómo la emites. Muchas actividades educativas pueden estar exentas de IVA y determinadas operaciones exentas están exceptuadas de la obligación general de facturar. Sin embargo, hay situaciones en las que la factura sí es obligatoria, por ejemplo cuando el destinatario es un empresario o profesional que actúa como tal.
¿VeriFactu y factura electrónica son lo mismo?
No. VeriFactu regula los requisitos del sistema informático con el que se expiden facturas. La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales regula la expedición, transmisión y recepción electrónica de esas facturas. Son normas relacionadas con la digitalización de la facturación, pero distintas.
¿Todas las facturas llevarán código QR?
Las facturas completas y simplificadas expedidas mediante un sistema informático sujeto al RRSIF deberán incorporar el QR tributario. La expresión “VERI*FACTU” se reserva a los casos en los que el sistema remite efectivamente los registros de facturación a la AEAT.
¿La Agencia Tributaria homologa los programas VeriFactu?
La AEAT exige que el productor del sistema emita una declaración responsable que identifique el programa y confirme su cumplimiento. Por eso es más preciso hablar de un sistema adaptado o conforme al RRSIF que de una homologación individual concedida por Hacienda.
¿Playoff permite trabajar con VeriFactu?
Sí. Playoff dispone de activación de VeriFactu dentro del área de Finanzas. Una vez configurado, las facturas de cobro se remiten automáticamente a la AEAT y se genera el QR correspondiente, manteniendo la facturación conectada con el resto de la operativa de la academia.
