Model de convocatòria d’assemblea general d’una associació (gratis i en Word)
Una assemblea mal convocada és una assemblea que es pot impugnar. I gairebé sempre falla el mateix: el termini, l’ordre del dia o la manera d’avisar. Aquí tens el model i el que ha de portar perquè no caigui.
La majoria d’associacions celebren l’assemblea general un cop l’any, gairebé sempre al primer semestre o a l’inici de la temporada. I gairebé totes la convoquen igual: un correu del president amb la data, l’hora i un «us hi esperem».
Funciona fins al dia en què algú no està d’acord amb una decisió i descobreix que la convocatòria no complia els estatuts. Convocar bé costa deu minuts més i blinda tot el que s’acordi.
Quan cal convocar l’assemblea general
El que diu la llei i el que diuen els teus estatuts.
La Llei orgànica 1/2002, reguladora del dret d’associació, estableix que l’assemblea general es convoca en sessió ordinària almenys un cop l’any per aprovar els comptes i el pressupost, i en sessió extraordinària quan ho demani almenys un 10 % dels associats, llevat que els estatuts diguin una altra cosa. A Catalunya, el Codi civil català regula també el funcionament de l’assemblea de les associacions.
Què ha d’incloure una convocatòria
Set elements. Si en falta un, es nota.
Model de convocatòria d’assemblea general ordinària
Així queda. Copia el text o descarrega el Word amb les dues versions.
[NOM DE L’ASSOCIACIÓ]
NIF [NIF] · [Domicili social]
CONVOCATÒRIA D’ASSEMBLEA GENERAL ORDINÀRIA
Per acord de la Junta Directiva de data [data], i de conformitat amb el que disposa l’article [núm.] dels Estatuts, es convoca totes les persones associades a l’Assemblea General Ordinària, que se celebrarà el dia [data] a [lloc], a les [hora] en primera convocatòria i a les [hora] en segona convocatòria, amb el següent
ORDRE DEL DIA
1. Lectura i aprovació, si escau, de l’acta de la sessió anterior.
2. Examen i aprovació, si escau, dels comptes anuals de l’exercici [any].
3. Memòria d’activitats de l’exercici [any].
4. Examen i aprovació, si escau, del pressupost de l’exercici [any].
5. Aprovació, si escau, de les quotes per a la temporada [temporada].
6. Precs i preguntes.
La documentació relativa als punts de l’ordre del dia està a disposició de les persones associades a [seu / web / correu] des del dia [data].
A [localitat], [data].
Model de convocatòria d’assemblea en Word
Inclou la convocatòria ordinària, l’extraordinària (amb els punts típics de renovació de junta i modificació d’estatuts) i un model de delegació de vot.
Com redactar l’ordre del dia
És la part que més es discuteix després.
Un punt per decisió
No barregis «aprovació de comptes i pressupost» en un mateix punt: si algú vol votar una cosa que sí i l’altra que no, no pot.
Verbs que es voten
«Aprovació, si escau, de…». Deixa clar què es decidirà, no només de què es parlarà.
Res important a «precs i preguntes»
En aquest punt es parla, però no s’acorda. Si vols que es voti alguna cosa, necessita el seu propi punt.
La renovació de junta, amb el seu procediment
Si hi ha eleccions, indica com i fins quan es presenten candidatures. I recorda que després cal comunicar-ho al registre: tens el model d’acta de canvi de junta directiva.
Com i amb quanta antelació es convoca
La forma importa tant com el contingut.
| Aspecte | Què fer |
|---|---|
| Antelació | La que fixin els estatuts. La més habitual és de 15 dies; a Catalunya, el Codi civil català la fixa com a mínim. |
| Forma | La que diguin els estatuts: carta, correu electrònic, tauler de la seu, web. Si diu «per escrit», un missatge de WhatsApp no n’hi ha prou. |
| Prova | Guarda la prova de l’enviament: el correu enviat a tothom, la foto del tauler amb la data, l’acusament de la plataforma. |
| A qui | A totes les persones associades amb dret a vot. Oblidar una part (per exemple, els socis que no fan servir el correu) és motiu d’impugnació. |
Si els socis, les quotes i les comunicacions de l’entitat són en una plataforma, aquest pas deixa rastre sol: s’envia a tota la base de socis i queda registrat quan. Ho expliquem a com millorar la comunicació amb socis i famílies.
Els errors que poden invalidar l’assemblea
I que es cometen cada any.
✓Fes-ho així
- Revisa els estatuts abans de fixar la data.
- Convoca tota la base de socis amb dret a vot.
- Deixa la documentació disponible amb temps.
- Aixeca acta del que s’ha acordat i guarda-la al llibre d’actes.
!Evita això
- Convocar amb menys antelació de l’exigida.
- Votar assumptes que no eren a l’ordre del dia.
- Fer servir un canal que no preveuen els estatuts.
- Aprovar comptes que ningú ha pogut veure abans.
Preguntes freqüents sobre la convocatòria d’assemblea
El que més es pregunta a les juntes directives.
Quantes vegades l’any cal convocar l’assemblea general d’una associació?
Almenys un cop l’any en sessió ordinària, per aprovar els comptes i el pressupost, segons la Llei orgànica 1/2002 i els estatuts de cada entitat.
Amb quanta antelació es convoca una assemblea?
Amb la que fixin els estatuts. El més habitual és un mínim de 15 dies. A Catalunya, el Codi civil català estableix aquest mínim.
Qui convoca l’assemblea general?
Normalment la junta directiva, a través del president o del secretari. També s’ha de convocar extraordinària quan ho sol·liciti almenys el 10 % dels associats, llevat que els estatuts diguin una altra cosa.
Es pot votar un punt que no era a l’ordre del dia?
No. Els acords sobre assumptes no inclosos a l’ordre del dia poden ser impugnats. A «precs i preguntes» es pot debatre, però no acordar.
Es pot convocar l’assemblea per WhatsApp o per correu electrònic?
Només si els estatuts ho permeten. Si n’exigeixen una forma concreta, s’ha de fer servir. En qualsevol cas, convé guardar la prova de l’enviament a tots els socis.
Quina diferència hi ha entre assemblea ordinària i extraordinària?
L’ordinària se celebra almenys un cop l’any per als comptes i el pressupost. L’extraordinària tracta la resta d’assumptes, com modificar estatuts, triar la junta o dissoldre l’entitat.
Abans d’enviar la convocatòria
Obre els teus estatuts per l’article de l’assemblea, apunta l’antelació i la manera de convocar, i omple el model amb aquestes dades. És la diferència entre una assemblea que es discuteix i una que s’impugna.
