Lotería de Navidad en un club o asociación: cómo vender participaciones sin líos
Es la forma de financiarse más antigua del deporte base, y también la que más sustos da en diciembre: talonarios que no vuelven, décimos que nadie sabe quién guarda y un premio que nadie sabe cómo repartir. Así se hace bien.
Octubre es el mes en que media España compra su número de Navidad. Y en muchos clubes y asociaciones, también el mes en que alguien de la junta va a la administración de lotería con el dinero de la caja y vuelve con un taco de décimos que va a tener que convertir en participaciones, repartir, cobrar y custodiar hasta el 22 de diciembre.
Bien llevada, la lotería es dinero limpio para la temporada: un recargo pequeño multiplicado por cientos de participaciones. Mal llevada, es el origen de la discusión más fea del año. Esto es lo que hay que tener claro antes de imprimir el primer talonario.
Por qué la lotería sigue siendo la reina de la financiación
Casi ninguna otra acción recauda tanto con tan poco esfuerzo de venta.
Una participación de 5 euros con 1 euro de donativo la compra el abuelo, la vecina y el compañero de trabajo del padre del portero sin pensárselo. No es una rifa ni una cena: es algo que la gente ya iba a comprar, y que prefiere comprarle a su club.
Las cuentas son sencillas. Con 300 participaciones de 5 euros y 1 euro de donativo, el club recauda 300 euros limpios. Con 1.000, son 1.000. El trabajo no está en venderlas: está en saber en todo momento quién tiene cada talonario y cuánto dinero debe.
Las reglas del juego, en seis puntos
Lo que conviene cumplir para que un premio no se convierta en un problema.
Compra los décimos a nombre de la entidad
Pagados con dinero de la cuenta del club, no del bolsillo de un directivo. Así queda claro de quién son y quién responde ante los participantes.
Decide el recargo y déjalo escrito
Lo habitual es entre el 10 % y el 20 % del importe jugado, presentado como donativo para la entidad. Por encima del 20 % entras en terreno que no te conviene.
Haz participaciones numeradas con matriz
Cada participación tiene su número y su copia (la matriz) que se queda el club. Si hay premio, la matriz es lo que demuestra cuántas se vendieron.
Deposita o guarda los décimos en sitio seguro
Muchas entidades los dejan en depósito en la propia administración o en el banco. Guarda además una fotocopia de todos los décimos.
Publica el número jugado
En el tablón del club, en la web o en el grupo de familias. Es transparencia y te ahorra preguntas.
Liquida los talonarios antes del sorteo
Fija una fecha, por ejemplo el 15 de diciembre, para que cada persona devuelva lo vendido y el dinero. Lo que no se devuelve antes del sorteo es un problema si toca.
Qué tiene que llevar una participación
Los datos que no pueden faltar, y que la imprenta a veces olvida.
El control de talonarios: donde se pierde el dinero
Casi todos los problemas vienen de aquí, no de Hacienda.
Un club medio reparte veinte o treinta talonarios entre entrenadores, familias y jugadores mayores. En noviembre ya nadie recuerda quién se llevó el 14, y en diciembre aparecen talonarios a medio vender, dinero sin talonario y alguien que «lo devolvió pero no sabe a quién».
La solución no es tecnológica, es una tabla: quién tiene cada talonario, cuántas participaciones lleva, cuántas ha vendido, cuánto ha entregado y cuánto debe. Actualizada cada vez que alguien trae dinero.
Plantilla Excel para controlar la lotería del club
Una hoja con cada talonario, su responsable, las participaciones vendidas, el dinero entregado y lo pendiente, con totales automáticos y el resumen de recaudación para la junta.
Si el club ya cobra cuotas con recibos, hay una alternativa más cómoda: vender la lotería como un producto más, con pago online, y que cada familia reciba su participación sin que el dinero pase por veinte bolsillos. Es lo que hace la tienda online de Playoff.
Si toca: cómo se cobra y cómo se reparte
Tener el plan escrito antes del 22 de diciembre ahorra muchos nervios.
Comprueba el número con los décimos originales
No con la fotocopia. Y cuenta con la matriz cuántas participaciones se vendieron de verdad.
Cobra los décimos premiados
Los premios pequeños se pueden cobrar en cualquier punto de venta; los grandes, en las entidades bancarias colaboradoras. El premio lo cobra la entidad, que es la titular.
Paga a los participantes con su participación
Cada persona recibe la parte proporcional a lo jugado, contra entrega de su participación original.
Guarda la relación de pagos
Quién cobró, cuánto y qué número de participación entregó. Si el premio supera los 40.000 € por décimo, esa relación es la que permite repartir correctamente el gravamen especial.
Hacienda y el recargo: lo que casi nadie sabe
El donativo que financia al club no es dinero invisible.
Lo que el club gana con el recargo no es una cuota de socio ni una subvención. Hacienda lo trata como un ingreso de una actividad económica, y por eso no está exento en el Impuesto sobre Sociedades de las entidades parcialmente exentas.
En la práctica, para un club pequeño suele suponer poco o nada a pagar, pero sí puede ser la razón por la que deja de cumplir los requisitos para no presentar el modelo 200: ingresos no exentos por encima de 2.000 euros. Lo explicamos con calma en la guía fiscal para asociaciones sin ánimo de lucro.
✓Buenas prácticas
- Todo el dinero entra en la cuenta de la entidad.
- La recaudación y el recargo aparecen en la contabilidad y en las cuentas que se aprueban en asamblea.
- Se guarda la matriz y la relación de pagos al menos cuatro años.
!Lo que da problemas
- Décimos pagados en efectivo por un directivo «y ya se lo devolvemos».
- Recargos del 30 % o más.
- Dinero de talonarios que nunca pasa por el banco.
Preguntas frecuentes sobre la lotería del club
Las que llegan cada año a la junta.
¿Un club deportivo puede vender participaciones de lotería?
Sí. Es una práctica muy extendida entre clubes, asociaciones y AMPAs. Conviene comprar los décimos a nombre de la entidad, numerar las participaciones y limitar el recargo.
¿Cuánto recargo se puede poner en una participación?
Lo habitual y lo que se considera razonable es no superar el 20 % del importe jugado, presentado como donativo para la entidad.
¿Qué datos tiene que llevar una participación de lotería?
Nombre, NIF y domicilio de la entidad; número, sorteo y fecha; importe jugado y donativo por separado; número de participación con su matriz; plazo de caducidad y aviso sobre la tributación de los premios.
¿Hay que pagar impuestos por los premios de la lotería?
Los premios de hasta 40.000 € por décimo están exentos. Por encima, se aplica un gravamen especial del 20 % sobre la parte que exceda, repartido en proporción a lo jugado por cada participante.
¿El recargo de las participaciones tributa?
Para Hacienda es un ingreso de actividad económica y no está exento en el Impuesto sobre Sociedades de las entidades parcialmente exentas. Suele suponer poco, pero hay que declararlo.
¿Cuánto tiempo hay para cobrar una participación premiada?
Los premios de Loterías caducan a los tres meses desde el día siguiente al sorteo. Es recomendable indicar ese plazo en la propia participación.
Antes de imprimir los talonarios
Decide el recargo, fija la fecha de liquidación y prepara la tabla de control. Con eso resuelto, la lotería deja de ser un quebradero de cabeza y se convierte en lo que debería ser: la forma más fácil de pagar una parte de la temporada.
